Với những người làm công trình, thư ký công trình là rất cần thiết trong lĩnh vực thi công xây dựng. Nhưng một số người vẫn xem nhẹ công việc này, thậm chí không cơ cấu trong bộ máy làm việc. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu đặc thù công việc của thư ký xây dựng qua bài viết dưới đây các bạn nhé.
Vị trí thư ký công trình là gì?
Họ là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án tại các công trình. Nhiệm vụ của thư ký gồm các công việc như đặt hàng thiết bị, làm giấy tờ, lập và xử lý hóa đơn, cập nhật tiến độ hoạt động thi công, tổ chức cuộc họp và sắp xếp chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm,… Thường thư ký dự án sẽ làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hay bán thời gian, đặc biệt cần tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thiện.
Thư ký thích hợp với người có trình độ, kỹ năng mềm, kỹ năng tổ chức tốt. Sở hữu khả năng làm việc nhóm, có kỹ năng giao tiếp tốt, luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác tới trách nhiệm, vai trò của thư ký.
Công việc thư ký công trình gồm những gì?
- Tổng hợp, phân phối tài liệu, hồ sơ, thông tin kịp thời cho các bộ phận theo chỉ đạo của Giám đốc dự án hoặc Chỉ huy trưởng. Hỗ trợ các nhóm chức năng lưu trữ hồ sơ và các công tác văn phòng liên quan khác.
- Làm công tác quản trị hành chính, văn phòng trên công trường theo phân công của Chỉ huy trưởng/Giám đốc dự án gồm: sắp xếp giấy tờ, tổ chức họp, kiểm soát giờ giấc làm việc. Tiến hành công tác giao nhận tài liệu nội bộ, với chủ đầu tư và các đối tác khác trên công trường.
- Cập nhật báo cáo diễn biến hoạt động tại công trường, để phối hợp với các phòng ban công ty hỗ trợ cho công trường thi công
- Chuẩn bị Biên bản họp, lưu trữ hồ sơ theo dõi
- Hỗ trợ Giám đốc Dự án (nếu cần) trong công việc dự án
- Quản lý Hồ sơ Hợp đồng dự án
- Quản lý quỹ công trình, chi các khoản theo yêu cầu đề xuất từ các bộ phận khi có phê duyệt của chỉ huy trưởng.
- Giải trình chi phí quỹ công trình, trình chỉ huy trưởng xác nhận chuyển cho Giám đốc Khối, Giám đốc Vùng xác nhận theo quy trình của Công ty
- Kiểm tra, quản lý chặt chẽ, lưu trữ có hệ thống các hồ sơ, tài liệu liên quan ở công trường
- Tổng hợp từ các nhân sự BCH: lập hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lượng trình Chỉ huy trưởng xác nhận trước khi chuyển về cho Khối Kỹ thuật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình.
Yêu cầu của thư ký công trình
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Thư ký,… hoặc các văn bằng tương đương
- Hiểu biết thể thức trình bày văn bản chuẩn
- Có kinh nghiệm đối với công tác lưu trữ giấy tờ, văn thư
- Tiếng Anh giao tiếp tốt
- Ưu tiên kinh nghiệm thực tế trên 01 năm
- Có kinh nghiệm làm trong lĩnh vực xây dựng được ưu tiên
- Trung thực, có trách nhiệm, tận tâm trong công việc được giao.
Kỹ năng cần có của thư ký xây dựng
- Sử dụng máy tính thành thạo: công việc của thư ký công trình liên quan khá nhiều đến máy tính, từ trả lời mail cho đến lập hóa đơn, đánh máy và cập nhật bảng tính. Vì thế ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng, chính xác.
- Giao tiếp tốt, khéo léo: thư ký thường phải giao tiếp với cấp trên, tiếp đón các khách hàng và trả lời điện thoại. Do đó nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc này.
- Quản lý thời gian: thư ký ngoài chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng sắp tới.
- Khả năng tổ chức: thư ký đảm nhận lưu trữ tài liệu, hồ sơ và hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để văn phòng luôn ngăn nắp. Nên kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ đem đến nhiều thuận lợi và thành công cho vị trí này.
- Biết cách ưu tiên công việc hiệu quả: thư ký cần xác định nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, đồng thời quản lý lượng công việc hiệu quả mà không cần cấp trên giám sát liên tục.
Thu nhập và phúc lợi cho thư ký công trình
- Thông thường lương của thư ký công trình sẽ dao động trong khoảng từ 7 – 10 triệu VND/tháng tùy theo năng lực, kinh nghiệm. Tuy nhiên, mức trung bình mà nhiều người thường nhận được rơi vào tầm 9 triệu VNĐ.
- Đối với những người làm việc lâu năm, lương sẽ được tăng theo thời gian cống hiến và tăng qua các đợt tăng lương của Nhà nước. Khi đó con số có thể sẽ cao hơn, dao động khoảng 10-13 triệu.
- Được tham gia đào tạo nghiệp vụ, đi du lịch hàng năm và hưởng lương thưởng tháng thứ 13 theo quy định Nhà nước và Công ty.
- Về chế độ, thư ký sẽ nhận được một khoản tiền hoa hồng tuỳ theo tình hình kinh doanh của Công ty. Họ cũng được tham gia đóng bảo hiểm theo quy định của Nhà nước ban hành.
Kết luận
Trên đây là một số thông tin được trang web thukytroly247.net tổng hợp lại nhằm giải đáp các thắc mắc về công việc thư ký công trình dành cho các bạn. Hy vọng thông qua bài viết, bạn đã có được thông tin hữu ích và sẽ có quyết định đúng đắn nếu muốn lựa chọn làm công việc này trong tương lai nhé.
