Trợ lý tổng giám đốc là vị trí quan trọng và then chốt trong bộ máy tổ chức của một doanh nghiệp. Vị trí này đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho tổng giám đốc trong việc điều hành công ty. Cùng Thukytroly247.net tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé.
Nhu cầu tuyển dụng trợ lý tổng giám đốc
Trợ lý tổng giám đốc là vị trí cánh tay đắc lực của CEO, đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ tổng giám đốc điều hành công ty. Vị trí này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này luôn rất cao.
Ngoài ra, do các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Với việc mở rộng quy mô hoạt động, dẫn đến nhu cầu cần có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, nhu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh. Đòi hỏi cần có một người trợ lý năng động, sáng tạo và có khả năng giải quyết vấn đề.
Mô tả công việc trợ lý
Trợ lý được xem là đóng vai trò cánh tay đắc lực. Vị trí này đảm nhiệm nhiều trách nhiệm quan trọng, dưới đây một số mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc:
Hỗ trợ công việc quản lý là trách nhiệm quan trọng, trợ lý đảm nhận việc lập kế hoạch cũng như sắp xếp lịch trình công tác cùng các cuộc họp cho tổng giám đốc. Nhiệm vụ của họ cũng bao gồm việc thu thập, tổng hợp thông tin, theo dõi, giám sát và xử lý các công việc theo chỉ đạo của tổng giám đốc.
Trong lĩnh vực hỗ trợ công việc hành chính, trợ lý tiếp nhận sau đó xử lý văn bản, thư từ, email. Một người trợ lý cũng đảm nhận trách nhiệm sắp xếp cuộc họp, hội nghị, sự kiện và quản lý lịch trình, đặt vé máy bay, khách sạn cho tổng giám đốc.
Ngoài ra, khi làm việc tại vị trí này cũng cần tham gia tiếp đón khách hàng và đối tác. Trực tiếp tham gia các cuộc đàm phán, thương lượng. Đồng thời, đại diện cho tổng giám đốc trong các trường hợp được ủy quyền, đảm bảo hiệu suất.
Kiến thức chuyên môn cần thiết cho vị trí trợ lý tổng giám đốc
Khi đảm nhận vị trí trợ lý, bạn cần nắm được những yêu cầu nhất định về các kiến thức chuyên môn.
Kiến thức về quản lý là trụ cột quan trọng giúp người trợ lý hiệu quả trong công việc. Điều này bao gồm lập kế hoạch chi tiết, tổ chức công việc thông suốt, chỉ đạo rõ ràng và kiểm tra kết quả.
Lập kế hoạch đòi hỏi xác định mục tiêu, nhiệm vụ và thời gian, cùng theo dõi tiến độ để điều chỉnh linh hoạt. Tổ chức đảm bảo phân công công việc phù hợp cùng hệ thống phối hợp hiệu quả. Chỉ đạo bao gồm giao nhiệm vụ, động viên cán bộ, giải quyết vấn đề kịp thời. Kiểm tra sau cùng nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm sau đó đưa ra đề xuất cải tiến.
Kiến thức về hành chính là yếu tố quan trọng giúp trợ lý tổng giám đốc thành công. Nắm vững quy trình, thủ tục hành chính hoặc các luật liên quan như Doanh nghiệp, Lao động và Thuế. Sử dụng kiến thức về luật pháp để xử lý tình huống hợp pháp cũng như bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực văn phòng, thành thạo các phần mềm như Word, Excel, PowerPoint, Outlook là quan trọng. Kỹ năng sử dụng máy in, máy scan, máy fax. Ngoài ra soạn thảo văn bản đúng chính tả, ngữ pháp cũng là điểm mạnh. Tóm lại, kiến thức rộng về quản lý, hành chính hay văn phòng là chìa khóa để trở thành trợ lý giám đốc hiệu quả.
Các kỹ năng mềm mà một trợ lý tổng giám đốc cần có
Kỹ năng mềm đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công cho vị trí trợ lý. Ba kỹ năng mềm quan trọng nhất bao gồm:
Giao tiếp
- Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc: Trình bày thông tin một cách dễ hiểu, súc tích, logic phù hợp với đối tượng giao tiếp.
- Thuyết trình hiệu quả: Trợ lý cần truyền tải thông tin một cách thu hút, thuyết phục đồng thời tạo ấn tượng với người nghe. Để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên thông qua kỹ năng thương lượng hiệu quả.
Tổ chức công việc
- Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, nhiệm vụ, công việc cần thực hiện và lập kế hoạch chi tiết để hoàn thành mục tiêu.
- Sắp xếp công việc khoa học: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý, sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý công việc hiệu quả.
- Quản lý thời gian: Sử dụng thời gian hiệu quả, tránh lãng phí thời gian bên cạnh việc hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Thực hiện công việc độc lập hoặc hợp tác nhóm
- Có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao: Có trách nhiệm, chủ động và hoàn thành tốt công việc được giao một cách độc lập.
- Hợp tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm: Làm việc nhóm hiệu quả, chia sẻ thông tin, hỗ trợ lẫn nhau, cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Mức lương cho vị trí trợ lý tổng giám đốc
Mức lương trợ lý giám đốc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
Kinh nghiệm
- Mức lương trung bình cho người mới vào nghề từ 8 triệu đến 12 triệu đồng/tháng.
- Mức lương trung bình cho cá nhân có kinh nghiệm 1 đến 2 năm sẽ giao động từ 12 triệu đến 16 triệu đồng/tháng.
- Trợ lý giám đốc có 3-5 năm kinh nghiệm, mức lương trung bình từ 16 triệu đến 20 triệu đồng/tháng.
- Trợ lý tổng giám đốc có hơn 5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình từ 20 triệu đến 30 triệu đồng/tháng.
Năng lực
- Trình độ học vấn: Thạc sĩ, MBA có thể được trả lương cao hơn cử nhân.
- Kỹ năng: Kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng mềm (giao tiếp, đàm phán, tổ chức công việc) tốt có thể giúp bạn nhận được mức lương cao hơn.
- Ngành nghề: Một số ngành nghề như tài chính, ngân hàng, bất động sản thường trả lương cao hơn cho trợ lý giám đốc so với các ngành nghề khác.
Quy mô doanh nghiệp
- Doanh nghiệp lớn: Thường trả lương cao hơn cho trợ lý giám đốc so với doanh nghiệp nhỏ.
- Vị trí địa lý: Mức lương cho trợ lý giám đốc có thể dao động tùy theo vị trí địa lý. Khi làm việc tại Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh thu nhập sẽ có phần cao hơn những khu vực khác.
Ngoài mức lương cơ bản, trợ lý tổng giám đốc còn có thể hưởng các chế độ phúc lợi khác như:
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Phụ cấp ăn trưa, hỗ trợ chi phí đi lại và liên lạc cho công việc.
- Có chế độ thưởng tháng, thưởng quý, thưởng năm dựa theo kết quả làm việc của mỗi cá nhân.
- Đi du lịch định kỳ.
- Được tham gia các hoạt động tổ chức trau dồi kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp
Dự đoán tương lai cho ngành trợ lý giám đốc
Nhu cầu đối với trợ lý giám đốc được dự kiến sẽ tăng cao trong những năm tới, đặc biệt là do sự gia tăng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trợ lý tổng giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các công việc quản lý, điều hành. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đồng thời đạt được mục tiêu kinh doanh.
Trong tương lai, trợ lý giám đốc sẽ cần phát triển các kỹ năng chuyên môn cao hơn. Bao gồm quản lý dự án, phân tích dữ liệu, giao tiếp và thuyết trình, cũng như sử dụng thành thạo công nghệ. Khả năng thích ứng với môi trường làm việc năng động, có sự thay đổi liên tục cũng là yếu tố quan trọng.
Ngành trợ lý tổng giám đốc sẽ mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp. Từ thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn trong doanh nghiệp đến mức lương và chế độ đãi ngộ tốt. Tuy nhiên, đối mặt với sự cạnh tranh cao cũng như áp lực công việc lớn. Ngành này cũng đặt ra yêu cầu về sự liên tục cập nhật kiến thức, kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
Theo dõi website thukytroly247.net để cập nhập những thông báo tuyển dụng vị trí trợ lý tổng giám đốc và các công việc lương cao uy tín nhất.
