Thư ký giám đốc đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các công ty và doanh nghiệp. Có thể nói rằng thư ký cho các vị trí như giám đốc có quyền lực giải quyết thay cho bộ mặt của các vị trí cấp cao trong doanh nghiệp. Là người vừa có đủ tâm và đủ tầm để quản lý từ các công việc nhân sự phòng ban của văn phòng đến việc gặp gỡ khách hàng. Hãy cùng Thukytroly247.net để tìm hiểu rõ về công việc cánh tay đắc lực của giám đốc có gì hấp dẫn nhé.
Thư ký giám đốc thường phải làm những gì?
Thư ký của giám đốc là người hỗ trợ trong các công việc quản lý. Nhiệm vụ chính của họ là điều phối các dự án và công việc giữa các bộ phận, đồng thời làm vai trò là cầu nối trong việc giao tiếp giữa CEO và các bộ phận khác trong tổ chức. Hầu hết nhiệm vụ của một chuyên viên văn phòng giám đốc thường làm những công việc dưới đây:
Tạo lịch trình và quản lý
Như một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu quản lý của doanh nghiệp, vai trò của người thư là vô cùng quan trọng và đặc biệt là thư ký giám đốc. Người thư ký không chỉ đơn thuần làm việc theo lịch trình mà còn phải đảm bảo rằng mọi hoạt động công việc của giám đốc và toàn bộ công ty được tổ chức một cách hệ thống và có trật tự. Họ phải tổ chức lịch làm việc, lịch họp, cũng như lịch công tác một cách cẩn thận và chính xác.
Nhiệm vụ của trợ lý giám đốc không chỉ dừng lại ở việc tổ chức mà còn bao gồm việc chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp. Họ phải ghi chép lại mọi nội dung quan trọng trong cuộc họp đó để phục vụ cho việc quản lý sau này. Đồng thời, với vai trò như một cánh tay phải đắc lực, người làm công việc thư ký cho vị trí giám đốc phải sắp xếp các công việc logic theo thứ tự ưu tiên để hỗ trợ giám đốc có thể giải quyết các công việc hiệu quả nhất.
Ngoài ra khi giám đốc có chuyến công tác thư ký cần chủ động sắp xếp các công việc như đặt vé máy bay, khách sạn cho giám đốc. Và xử lý các công việc cá nhân cho giám đốc về các dịch vụ cá nhân, du lịch.
Giải quyết các công việc văn phòng
Thư ký thường là người đại diện cho một tổ chức hoặc cá nhân, nên mọi thông tin và tài liệu quan trọng thường được gửi đến các chuyên văn phòng giám đốc. Nhiệm vụ tiếp theo của thư ký bao gồm:
- Tổng hợp và sắp xếp văn bản từ các bộ phận một cách nhanh chóng nhất.
- Hỗ trợ lãnh đạo xử lý các văn bản không quan trọng.
- Đảm bảo rằng tất cả các loại văn bản và giấy tờ được chuyển đến đúng địa điểm, đúng thời gian và được bảo mật cẩn thận.
- Thu thập thông tin liên quan đến thị trường, đối thủ và các khách hàng tiềm năng để phục vụ cho công việc của giám đốc.
- Tìm kiếm và cung cấp tài liệu tham khảo khi cần.
- Hỗ trợ biên dịch hoặc phiên dịch tài liệu trong các hội thảo quốc tế khi cần thiết.
- Soạn thảo văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của giám đốc.
- Đề xuất các chiến lược, giải pháp tới giám đốc để phát triển doanh nghiệp hay công ty.
Trao đổi công việc với khách hàng
Trong vai trò đại diện ban lãnh đạo, trợ lý giám đốc không chỉ làm việc với giấy tờ mà còn phải đảm nhận việc đón tiếp khách hàng. Các công việc bao gồm việc đón, tiếp và giải quyết các vấn đề của khách hàng mà giám đốc bàn giao công việc cho.
Thêm vào đó, thư ký cũng cần chuẩn bị hậu cần khi đón tiếp khách hàng như sắp xếp không gian chờ đợi cho khách hàng gặp người cần gặp, hỗ trợ tổ chức phương tiện di chuyển cho họ, và chuẩn bị thức ăn nhẹ và nước uống trước cuộc gặp chính thức.
Truyền tải thông tin tới các bộ phận trong công ty
Thay vì giám đốc, thư ký sẽ đóng vai trò trực tiếp làm việc với từng phòng ban, thông qua việc truyền đạt thông tin mà Ban giám đốc cung cấp. Thư ký sẽ tiếp nhận phản hồi từ các lãnh đạo và nhân viên ở các phòng ban, sau đó truyền lại cho ban giám đốc.
Nói chung, vai trò của thư ký giám đốc là làm việc trực tiếp với các phòng ban trong công ty, chủ yếu để truyền đạt chỉ thị và thực hiện các yêu cầu từ giám đốc. Đôi khi, trợ lý của giám đốc cũng có thẩm quyền tự quyết định trong một số vấn đề được giám đốc ủy quyền.
Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và nhân viên công ty
Khi cần thiết để xây dựng và giải quyết mối quan hệ, cả nội bộ và khách hàng. Thư ký đóng vai trò quan trọng như một đại diện của ban giám đốc. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc, Thư ký chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động như gửi hoa, quà tặng và thiệp chúc mừng trong các dịp đặc biệt hoặc những ngày lễ, nhằm tạo ra mối quan hệ thuận lợi với các đối tác quan trọng.
Bên cạnh đó trong công ty, chuyên viên giám đốc cần đề xuất tổ chức một số hoạt động, thưởng để các nhân viên công ty tham gia nhằm gắn kết lại tổ chức công ty và tạo ra không khí làm việc sôi nổi. Nhằm thúc đẩy tiến độ doanh nghiệp mà còn giúp các nhân viên làm việc gắn bó với công ty lâu hơn.
Cần những kỹ năng và yêu cầu gì để trở thành thư ký giám đốc?
Có trình độ kiến thức đáp ứng
Về mặt chuyên môn, ứng viên cho vị trí quan trọng này cần tốt nghiệp từ các trường đại học trở lên, chủ yếu là các ngành như Ngoại Thương, Quản Trị Kinh Doanh, Kinh Tế, Luật, hoặc Ngoại Ngữ. Điều này là điều kiện tiên quyết để đảm bảo họ có đủ kiến thức và trình độ để hỗ trợ ban giám đốc, thậm chí có thể thay thế họ trong các tình huống cần thiết và quan trọng.
Ngoài ra, trợ lý tổng giám đốc cũng phải sở hữu khả năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ. Về khả năng sử dụng ngoại ngữ, như đã đề cập ở trên, một người làm thư ký đôi khi sẽ cần thực hiện nhiệm vụ biên phiên dịch. Do đó, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có khả năng dịch tài liệu cũng như tham gia dịch trong các cuộc họp với đối tác quốc tế.
Sử dụng thành thục các phần mềm văn phòng
Một thư ký chủ yếu phải quản lý văn bản, công văn, và thực hiện việc soạn thảo cũng như in các tài liệu theo yêu cầu từ cấp trên. Kỹ năng văn phòng cơ bản bao gồm việc đánh máy, chuẩn bị tài liệu theo tiêu chuẩn, và thành thạo sử dụng các thiết bị văn phòng.
Ngoài ra, việc giao tiếp và linh hoạt cũng cần thiết để hoàn thành các công việc hỗ trợ khác một cách hiệu quả. Các kỹ năng thực hành trong văn phòng thường không đòi hỏi bất kỳ đào tạo đặc biệt nào, vì vậy bạn có thể tự học và cải thiện từ kinh nghiệm thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, việc làm quen với công việc sẽ diễn ra nhanh chóng.
Khả năng ăn nói khéo léo và linh hoạt
Công việc của một trợ lý thường liên quan đến việc tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những người đứng đầu trong công ty. Điều này đặt ra yêu cầu cao về phong cách giao tiếp của bạn. Để thành công trong vai trò này, bạn cần phải tự tin và khéo léo khi giao tiếp.
Một trợ lý giỏi là phải có khả năng ứng xử chuyên nghiệp và chỉnh chu khi tiếp xúc với các bộ phận khác trong công ty. Đặc biệt, trợ lý của tổng giám đốc thường phải xử lý những nhiệm vụ chi tiết và phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng trong công việc.
Khả năng tự làm việc một mình
Đối với công việc giúp giám đốc giải quyết các công việc thì khả năng tự làm việc độc lập là cần thiết. Bản thân thư ký phải tự chủ và chủ động trong việc triển khai và tổ chức công việc, đồng thời quản lý thời gian một cách hiệu quả. Có khả năng sắp xếp các nhiệm vụ sao cho phù hợp với thời gian có sẵn là yếu tố quan trọng.
Có ngoại hình ưa nhìn
Ngoại hình của thư ký giám đốc là một yếu tố quan trọng vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của họ trong môi trường làm việc. Ngoại hình ưa nhìn và gọn gàng giúp thư ký giám đốc tạo ấn tượng tích cực từ các đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.
Ngoài ra, một ngoại hình tốt phong cách ăn mặc phù hợp giúp phong thái tự tin và tác động tích cực đến tinh thần làm việc của các chuyên viên hỗ trợ giám đốc. Ngoài ra giúp cho thư ký hoàn thành công việc thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc. Do đó, việc chăm sóc và duy trì ngoại hình là một phần không thể thiếu trong vai trò là một người hỗ trợ công việc của giám đốc.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc
Nhiệm vụ chính của một thư ký là điều phối lịch làm việc cho tổng giám đốc. Điều này đòi hỏi không chỉ kỹ năng quản lý thời gian mà còn khả năng tổ chức và ghi nhớ các cuộc hẹn và cuộc họp. Do đó để trở thành một người thư ký giỏi bạn cần phải là một người có khả năng sắp xếp các công việc sao cho hợp lý, thông minh.
Ngoài ra cần đối với vị trí thư ký cho các lãnh sự cấp cao của công ty cần có khả năng chịu được áp lực lớn từ giám đốc và các phòng ban.
Mức lương đối với thư ký giám đốc có cao không?
Lương của phụ tá Giám đốc được ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Công việc này yêu cầu sự khắt khe và độ chính xác cao, do đó mức lương thường được đánh giá ở mức khá ổn định so với thị trường hiện nay. Thông thường, mức lương cho vị trí này dao động như sau:
- Những người ít kinh nghiệm thường nhận được mức lương thấp hơn, dao động từ 5 đến 7 triệu đồng mỗi tháng.
- Đối với những người đã có kinh nghiệm từ 1 đến 4 năm, mức lương phổ biến thường nằm trong khoảng từ 9 đến 20 triệu đồng mỗi tháng. Đối với những người có nhiều kinh nghiệm hơn, mức lương có thể cao hơn, thường dao động từ 25 đến 35 triệu đồng mỗi tháng.
Tuy nhiên, những con số này chỉ là mức lương trung bình dựa trên khảo sát thị trường tuyển dụng. Mức lương có thể biến động tùy theo địa điểm làm việc cũng như quy định của từng công ty.
Lời kết
Thông qua chia sẻ của chúng tôi về công việc thư ký giám đốc, đã giúp bạn hiểu rõ hơn phần nào về công việc đa nhiệm này. Ngoài những kỹ năng mà chúng tôi đã nêu trên, để trở thành một người thư ký chuyên nghiệp còn phụ thuộc vào thái độ làm việc của mình. Với vị trí thư ký không chỉ giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai mà còn là cơ hội tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm đối với vị trí trợ lý của giám đốc.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên tìm các công việc liên quan đến trợ lý và thư ký ở đâu? Thì bạn hoàn toàn tin tưởng khi ứng tuyển tại website thukytroly247.net. Đây là một website được các nhà tuyển dụng và ứng viên trong và ngoài nước giới thiệu. Bởi ngoài liên kết các công ty doanh nghiệp uy tín mà còn tạo cơ hội cho người tìm kiếm việc làm, tìm được các cơ hội phù hợp với khả năng của mình, và đạt mức lương mơ ước.
