Trợ lý là gì? Mức lương hiện nay như thế nào? Đây là hai câu hỏi mà chúng tôi nhận được nhiều nhất đối với các ứng viên đang quan tâm về công việc trợ lý. Công việc trợ lý là một công việc đòi hỏi cần nhiều kỹ năng và giúp bản thân tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Để hiểu rõ hơn về công việc trợ lý và cơ hội làm việc trong tương lai hãy cùng thukytroly247.net tìm hiểu công việc trong bài viết này nhé.
Trợ lý là gì?
Trợ lý là gì? Trợ lý chính là một cánh tay phải đắc lực trong các bộ phận phòng ban, có thể hiểu rằng trợ lý là những cá nhân giúp hỗ trợ và làm việc trực tiếp với các nhà lãnh đạo để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của công ty. Vai trò của họ thường là giúp giám đốc xử lý một loạt các vấn đề liên quan đến nội bộ và bên ngoài, quản lý tài chính, thỏa thuận với đối tác, và quản lý nhân viên từ các bộ phận ban ngành.
Công việc cụ thể của một trợ lý có thể thay đổi tùy thuộc vào chức vụ cụ thể mà họ đảm nhận. Ví dụ, trợ lý chủ tịch, trợ lý giám đốc hoặc trợ lý phòng ban. Nếu làm trợ lý riêng, họ sẽ là người gần gũi với lãnh đạo, hỗ trợ trong việc quản lý lịch trình, tổ chức cuộc họp và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác.
Có những trợ lý cấp cao có thể được phân công quyền hành cao hơn so với các trưởng bộ phận, và thậm chí đại diện cho sếp trong một số trường hợp. Trong khi đó, trợ lý phòng ban thường hỗ trợ các trưởng phòng và phó phòng cũng như các nhân viên trong bộ phận, chủ yếu liên quan đến công việc giấy tờ và thủ tục hành chính.
Trợ lý thường làm những công việc gì?
Các công việc của một trợ lý phụ thuộc vào phong cách làm việc và quy mô lớn nhỏ của doanh nghiệp và công ty. Vậy thì những công việc thường làm đối với trợ lý là gì? Nhìn chung công việc cơ bản mà một trợ lý thường làm những công việc như sau:
- Tổ chức, tìm kiếm và chuẩn bị tài liệu cần thiết cho các sự kiện như hội họp, theo yêu cầu của quản lý.
- Xếp lịch các cuộc họp định kỳ hoặc không định kỳ, sắp xếp phòng họp và hội nghị.
- Hỗ trợ việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của nhân viên từ các phòng ban khác nhau.
- Làm việc cùng nhân viên từ các bộ phận khác nhau để hoàn thành các nhiệm vụ và hỗ trợ về công việc hành chính nếu cần.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ theo lịch trình hoặc theo yêu cầu.
- Trả lời câu hỏi của nhân viên từ các phòng ban khác hoặc chuyển hỏi về phòng nhân sự khi cần.
- Quản lý và mua sắm vật dụng cho văn phòng làm việc.
- Sắp xếp lịch trình công tác, di chuyển của lãnh đạo và nhân viên khác của công ty.
- Phân phối thông báo hoặc hướng dẫn mới từ công ty đến nhân viên khi cần.
- Giúp xử lý và giải quyết các công việc thay mặt giám đốc, trưởng phòng khi đi công tác.
Những yếu tố để trở thành một trợ lý ưu tú
Khả năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một phần không thể thiếu đối với mọi vị trí công việc, bao gồm cả Trợ lý. Việc hiểu và thấu hiểu người khác, cùng khả năng thuyết phục và đàm phán đều là những yếu tố quan trọng. Trong môi trường làm việc đa văn hóa, việc am hiểu các quy tắc văn hóa là điều cần thiết.
Khả năng quản lý và tổ chức
Yếu tố tổ chức là một trong những phẩm chất quan trọng của một Trợ lý. Tổ chức không gian làm việc và thời gian là điều cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Việc phân chia thời gian và ưu tiên các công việc là một kỹ năng quan trọng, giúp đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và chất lượng.
Đưa ra quyết định đúng đắn và chính xác
Khả năng đánh giá và ra quyết định độc lập là một yếu tố quan trọng trong vai trò của Trợ lý. Trong những tình huống khi sếp không có mặt, khả năng đánh giá tình hình và ra quyết định đúng đắn là rất quan trọng để duy trì hoạt động công việc suôn sẻ.
Khả năng thích nghi linh hoạt
Dễ thích ứng là một kỹ năng quan trọng khi làm việc trong một môi trường thay đổi liên tục. Việc sẵn sàng đón nhận và xử lý những thay đổi không chỉ giúp Trợ lý vượt qua các tình huống bất ngờ mà còn giúp họ tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả.
Khả năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là không thể phủ nhận trong mọi lĩnh vực công việc. Trong vai trò của một Trợ lý, khả năng này giúp họ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, đồng thời định hướng và hỗ trợ đội nhóm đạt được mục tiêu chung.
Sử dụng thành thạo các công cụ tin học cần thiết
Cuối cùng, việc có kỹ năng sử dụng công nghệ và máy tính là điều không thể thiếu đối với một Trợ lý. Việc cập nhật và sử dụng các công nghệ mới giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiên tiến hơn.
Ngoại hình
Ngoại hình là yếu tố nên có đối với vị trí trợ lý. Bởi công việc trợ lý thường xuyên phải thay mặt các vị trí cấp cao giải quyết công việc và ngoài ra trợ lý còn là bộ mặt của công ty. Vì vậy cần có một ngoại hình chỉnh chu và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là một trong các yếu tố để trở thành một trợ lý xuất sắc.
Thành thạo ngoại ngữ
Khả năng sử dụng thành thạo một hoặc nhiều ngoại ngữ là một trong các yếu tố cần và đủ mà người trợ lý cần phải học hỏi thêm. Khi xã hội ngày càng phát triển, việc liên kết và hợp tác với công ty nước ngoài là điều không có gì là mới mẻ hiện nay. Biết thêm một ngôn ngữ sẽ giúp công việc của trợ lý thuận lợi và mở rộng cơ hội và tạo ra nhiều mối quan hệ mới cũng như là đạt được mức lương mà mình mong muốn trong tương lai.
Trợ lý có thể đảm nhiệm những lĩnh vực nào và mức lương ra sao?
Muốn làm trợ lý thì học ngành gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người quan tâm sẽ thắc mắc. Muốn trở thành trợ lý còn tùy thuộc vào lĩnh vực mà bạn muốn làm và thông qua đó bạn phải học những chuyên ngành tại các trường Đại học và Cao đẳng để nâng cao kiến thức chuyên môn của mình. Cùng thukytroly247.net tìm hiểu những lĩnh vực mà trợ lý có thể làm dưới đây:
Trợ lý giải quyết các công việc hành chính
Trợ lý hành chính là người luôn đảm nhận nhiều nhiệm vụ hành chính và văn phòng trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm soạn thảo tài liệu, tiếp đón khách hàng, quản lý cuộc gọi điện thoại, sắp xếp phòng họp và chuẩn bị tài liệu liên quan, cũng như hỗ trợ các nhân viên khác trong tổ chức.
Mặc dù yêu cầu về trình độ cho công việc này thường không cao, chỉ cần có bằng Trung cấp trở lên, nhưng người làm việc phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, có khả năng giao tiếp tốt và đặc biệt là có khả năng đa nhiệm. Thu nhập trung bình của trợ lý hành chính dao động từ 7 đến 12 triệu đồng mỗi tháng.
Trợ lý trong lĩnh vực kinh doanh
Trợ lý kinh doanh đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với việc liên kết và hỗ trợ từ các bộ phận khác trong công ty. Nhiệm vụ của vị trí trợ lý kinh doanh là phát triển và thực hiện các kế hoạch và chiến lược kinh doanh để tăng doanh số.
Thường là những người có bằng Cử nhân trong các lĩnh vực như Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế,… Trợ lý kinh doanh có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong các công ty. Người có kiến thức chuyên môn vững chắc, hiểu biết sâu rộng về sản phẩm/dịch vụ, và có khả năng giao tiếp, đàm phán tốt thường chỉ mất khoảng 3 – 5 năm để tiến lên vị trí chuyên viên kinh doanh hoặc giám sát kinh doanh.
Mức lương khởi điểm của trợ lý kinh doanh hiện nay dao động từ 3 – 7 triệu/tháng, với mức lương trung bình từ 8,9 – 10,7 triệu/tháng và có thể lên đến 30 triệu đồng/tháng.
Trợ lý giám đốc
Trợ lý người làm việc trực tiếp cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm lập kế hoạch làm việc, quản lý các bộ phận, giám sát tiến triển của các dự án, và có thể đại diện cho họ trong việc đưa ra quyết định khi cần thiết.
Ứng viên cho vị trí này thường cần có bằng Cử nhân trở lên trong các lĩnh vực như Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Luật hoặc các ngành tương đương. Kinh nghiệm trong quản lý hoặc điều hành cũng được đánh giá cao.
Thu nhập trung bình của Trợ lý Giám đốc là khoảng trên 7 triệu đồng/tháng, nhưng có thể lên tới 22 triệu đồng/tháng đối với những người có kỹ năng chuyên môn xuất sắc. Nếu làm việc cho các công ty nước ngoài, thu nhập có thể cao hơn, lên đến 45 – 60 triệu đồng/tháng.
Trợ lý quản lý các dự án
Vị trí Trợ lý dự án hỗ trợ Giám đốc dự án hoặc Quản lý dự án trong việc quản lý hoạt động của một dự án cụ thể. Trách nhiệm của trợ lý bao gồm giám sát tiến độ, quản lý tài liệu, thực hiện công việc hành chính, tính toán lương thưởng cho nhân viên dự án và đánh giá mức độ về chất lượng của dự án.
Ứng viên muốn tìm việc làm trợ lý dự án cần có bằng tốt nghiệp Đại học trở lên trong các ngành như Quản trị kinh doanh, Khoa học quản lý hoặc các lĩnh vực có liên quan khác, và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong vị trí nhân viên dự án. Ngoài ra, trợ lý dự án cũng cần có các kỹ năng mềm như giao tiếp hiệu quả, tính chủ động và trách nhiệm cao trong công việc, khả năng đa nhiệm, …
Ngoài ra, họ cũng có thể cung cấp tư vấn và hỗ trợ trong việc lập kế hoạch chiến lược cho dự án. Mức lương trung bình của Trợ lý dự án hiện nay dao động từ 8 đến 14 triệu đồng mỗi tháng, được xem là ổn định đối với những người có kinh nghiệm làm việc trong khoảng 1 đến 4 năm.
Trợ lý tham gia quản lý hoạt động sản xuất
Trợ lý sản xuất là cá nhân cung cấp sự hỗ trợ quan trọng cho Giám đốc hoặc Quản lý sản xuất trong nhiều nhiệm vụ khác nhau như giám sát hoạt động, quản lý tài chính, và quản lý nhân sự. Mục tiêu là đảm bảo hoạt động trong nhà máy diễn ra một cách mượt mà và theo kế hoạch đã được đề ra.
Công việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và trình độ cao, và ứng viên thường cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học, cùng với hiểu biết vững về các quy trình sản xuất của công ty. Kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất cũng là một lợi thế trong quá trình tuyển dụng.
Mức thu nhập của trợ lý sản xuất hiện nay trên thị trường thường dao động từ 4 đến 8,1 triệu đồng mỗi tháng cho mức lương thấp nhất, từ 9,9 đến 11,8 triệu đồng cho mức lương trung bình, và từ 25 đến 29,3 triệu đồng cho mức lương cao nhất.
Lời kết
Thông qua những thông tin chia sẻ mà chúng tôi đưa ra, cũng giúp bạn phần nào hiểu được công việc trợ lý là gì? Tuy nhiên nếu bạn đang lo lắng không biết tìm việc trợ lý ở đâu uy tín và an toàn, bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển tại thukytroly247.net. Đây là một website uy tín, với sứ mệnh là cung cấp việc làm thư ký trợ lý dành cho đối tượng người lao động đang tìm việc.
Sở dĩ website thukytroly247.net an toàn là bởi tại đây các công việc đều được xác minh rõ ràng từ các công ty doanh nghiệp trong và ngoài nước có nhu cầu tuyển dụng các vị trí tiềm năng. Bên cạnh đó các công ty doanh nghiệp khi liên kết với thukytroly247.net đều đảm bảo các chính sách quyền lợi đối với các ứng viên như chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm sức khỏe, các hoạt động đãi ngộ. Vì vậy tại website này bạn có thể tìm kiếm các công việc trợ lý một cách dễ dàng, phù hợp với vị trí, năng lực và mức lương mình mong muốn.
